Puedes saber más sobre qué es una factura en nuestro glosario.
Las facturas se podrán visualizar desde el apartado «Administrador > Financiero > Facturas», donde podrás visualizar la lista del histórico de todas las facturas que se han generado en el sistema. Desde la lista de facturas podrás entrar al modo de «Edición», desde donde se podrán modificar los datos del recibo y el estado del mismo.
¿Cómo generar la factura de los recibos de un alumno?
Para generar la factura de los recibos de un alumno en concreto:
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Deberás hacer clic en el botón turquesa “Facturar” situado en la parte inferior derecha del “Acuerdo de Pagos” del alumno.
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Seguidamente se abrirá una ventana flotante para seleccionar la fecha de la factura y aquellos recibos que se quieran facturar dándole clic al botón verde “Confirmar”.
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A continuación aparecerá en la columna Factura del “Calendario de Pagos” la referencia, la cual nos permite clicar encima y acceder al detalle de la factura.
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También podemos acceder al detalle de la factura a través de la sección que aparecerá debajo del “Acuerdo de Pagos” con el nombre “Facturas”, clicando encima de la factura a la que queramos acceder para ver el detalle.
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Accediendo al detalle de la factura podremos ver los datos del alumno, el concepto e importe, observaciones a pie de página en caso de que se hayan realizado y en la parte de debajo podremos visualizar los recibos relacionados y el estado de la factura.
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En el caso de que la factura tuviera algún tipo de impuesto, este se indicará presionando el botón turquesa “Editar Tax”, seleccionando el que queramos añadir.
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Si clicamos en el botón morado situado en la parte superior derecha de la pantalla (botón imprimir), nos aparecerá la plantilla modelo preestablecida por Classlife que nos permitirá mostrar la factura.
NOTA: En el caso de que el centro quiera incorporar su propio modelo de factura, este deberá enviarse a Soporte para que pueda ser configurado dentro de la plataforma.
NOTA: Existe la opción de facturar sobre el vencimiento de los recibos ya cobrados o generar una factura unificada del valor total del curso con la previsión de que se hagan los cobros a futuro.
¿Cómo cobrar una factura?
Cuando llegue el momento de efectuar el cobro del recibo para todos los tipos de cobro que sean distintos a recibo domiciliado, deberás hacer clic en el botón verde «Cobrar», el cual mostrará la ventana flotante con la lista de facturas pendientes de pago. Aquí deberás indicar, seleccionando la casilla de opción al lado del título del recibo, las cuotas sobre las que se está realizando el cobro. Deberás indicar también el código de referencia interno de la transacción y la cantidad del importe.
El alumno podrá pagar facturas totales o parciales. El sistema de semáforos de Classlife te indicará el estado de los cobros:
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Rojo – Pendiente.
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Amarillo – Pago parcial.
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Verde – Cobrado.
NOTA: Las facturas también se podrán generar de forma simultánea para todo un grupo utilizando el botón «Financiero» desde el apartado Grupos.