En la parte inferior de la ficha del contacto hay herramientas para gestionar y organizar la tarea comercial con el contacto.
1. Conversaciones
Las conversaciones son notas privadas disponibles únicamente para los usuarios administrativos para indicar las conclusiones y puntos importantes de la tarea comercial que el comercial está teniendo con el contacto. Esta herramienta permite ser visualizada por otros comerciales por si tienen que hacer alguna acción con dicho contacto.
Ejemplo:
“Pide más información sobre el curso”, “Vendrá a puertas abiertas”, “Mejor llamarlo de tardes”.2. Tareas
Desde el apartado “Tareas” el comercial podrá crear tareas para sí mismo (a modo de recordatorio) o podrá designárselas a otros comerciales que deberán hacer la acción comercial correspondiente.
Ejemplo:
enviar documentación con precios en un fecha determinada, hacer una llamada al tutor la semana siguiente, negociar métodos de pago, concertar reunión durante la Feria de Educación, etc.¿Cómo crear una tarea?
El usuario que cree una tarea desde la ficha de un alumno deberá:
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Hacer clic en “Nueva Tarea”.
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Designar qué comercial será el responsable de la tarea, o él mismo.
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Definir un color para una rápida visualización en el calendario.
Ejemplo:
Amarillo para indicar que es una tarea para una determinada persona/acción.4. Escribir el título de la tarea.
5. Marcar la fecha y hora de finalización de la tarea (o el momento en el que se deba realizar). El sistema reconoce si ya hay una tarea programada para esa fecha y hora, y en caso de que así sea dará un aviso para evitar que se solapen.
6. Podrá escribir una etiqueta de la tarea para hacer búsquedas por los tipos de acciones que realicemos.
Ejemplo:
Llamar, visitar, email, etc.De este modo, al hacer búsqueda por etiquetas nos aparecerán todas las tareas con este etiquetaje. (Consultar apartado Tareas).
7. Escribir una descripción de la tarea a realizar.
8. Hacer clic en “Agregar Tarea”.
La fecha de dichas tareas se conectará a la agenda de trabajo del comercial responsable (ya sea uno mismo u otro comercial), por lo que automáticamente se adjuntan al apartado de “Tareas”, que se puede consultar de una forma rápida y accesible desde la barra superior
Desde el apartado “Tareas” el usuario podrá visualizar todas las tareas pendientes en formato calendario con todas las tareas programadas en cada una de las fechas o en formato lista de tareas pendientes.
¿Cómo agregar comentarios a una tarea?
Al entrar a una tarea ya creada se pueden escribir comentarios
para realizar el seguimiento. Estos comentarios se podrán visualizar en el apartado “Actividad” de la ficha del contacto (Consultar apartado Seguimiento de las tareas realizadas con un contacto en el CRM).
Cuando haya tareas pendientes o ya realizadas con el alumno, aparecerán en “Tareas” en la ficha del alumno. Si aparece el círculo amarillo en la parte izquierda significa…. Cuando la tarea aparezca tachada significa… la casilla de la derecha se marcará cuando… para eliminar la tarea se clicará la crucecita roja de la derecha….pantalla de abajo.
3. Anotaciones
Se puede crear una anotación cuando el comercial necesite ampliar los comentarios de las conversaciones. En “Anotaciones” el comercial podrá crear un texto anexo para dar más detalles o hacer copia-pega de un email o carta que nos haya remitido el contacto.
4. Adjuntos
En “Adjuntos”
se pueden adjuntar clicando en “Adjuntar archivo” todos aquellos documentos que el contacto haya hecho llegar y sean necesarios adjuntar a su ficha.
Ejemplo:
DNI, carta de motivación, expediente académico, visado de estudiante, etc.