En este artículo os enseñamos cómo funciona la integración de la contabilidad de Classlife con SAGE, el programa de terceros de contabilidad.
En el momento de tomar la decisión de integrar Classlife con SAGE a nivel de contabilidad lo más importante es tener claro qué plataforma será la responsable de los datos principales. En general, si una institución educativa tiene un sistema contable que quiere integrar con Classlife, es el sistema contable el máster de los datos. Por consiguiente, es recomendable en el caso de SAGE que éste sea el máster. Donde estén los datos finales y quien emite toda la documentación.
Si una entidad educativa necesita una aplicación contabilidad es porque tiene una línea de proveedores, inventarios, almacén, pagos extra académicos, etc.
Un Contacto en Classlife que se convierte en alumno
Cuando un contacto en Classlife se convierte en alumno, el alumno pasa a ser un «cliente» en la plataforma contable. Este proceso es automático. En el momento en que se matricula a un nuevo alumno en Classlife, aparece automáticamente en SAGE como «cliente»
Proceso de matriculación – Producto o productos que ha «comprado» el alumno
En el proceso de generar un acuerdo de pagos para un nuevo alumno, se emitirán unos recibos finales que tendrán origen en el coste de la matrícula o de otros conceptos, como por ejemplo coste de libros. Es de vital importancia que SAGE tenga todos los productos dados de alta, para que cuando en éste aparezca un nuevo “cliente”, sepa qué productos asignarle.
En el momento en que se da de alta en Classlife un producto nuevo, nuestra plataforma envía la información del producto a SAGE, para que cuando se matricule un alumno, el producto ya esté en SAGE.
En términos contables, el alumno con la matrícula es una cuenta cliente con una cuenta de producto que puede estar asociado a una categoría o a una central de costes.
Gestión del acuerdo de pago, cobros, devoluciones, etc.
Classlife es quien emite y genera una remesa, y es Classlife quien le envía a SAGE la notificación de que ese cobro se ha realizado.
Integración – Importante – Soporte técnico
Para que la integración con SAGE se realice correctamente, es necesario que tengamos el contacto de un técnico de SAGE para poder hacerle todas la preguntas necesarias y poder integrar éste con Classlife.