La matrícula de un alumno puede encontrarse en 5 estados:
- Activo → es el estado correspondiente a las matrículas del año en curso. El alumno se encuentra conectado a las aulas.
- Suspendido → en el supuesto de un alumno que abandone la titulación de forma definitiva, mediante esta opción lo desconectaremos de las aulas en la que estaba matriculado, además de que se perderán todos sus datos relacionados.
- Finalizado* → este estado lo veremos en matrículas pasadas, es decir, en matrículas de alumnos que hayan finalizado el año académico, pero que todavía no se han graduado. En este caso el estudiante se quedará conectado a las aulas, a modo de histórico de lo que ha cursado.
- Graduado* → encontraremos este estado en aquellas matrículas finalizadas que comporten la finalización de una titulación, es decir, la graduación. El alumno también quedará conectado a las aulas, a modo de histórico de lo que ha cursado.
- Prematrícula → alumno en proceso de admisión.
*Estos cambios de estado se pueden efectuar de forma individual o de forma masiva con la opción «Promoción», y la decisión de si el alumno se gradúa o no se refleja en el «Acta».
Como administradores, para poder modificar los estados de una matrícula, deberemos seguir los siguientes pasos:
Para empezar, será necesario que busquemos el alumno cuya matrícula queremos modificar. Para ello, clicaremos sobre la barra de búsqueda en el menú superior, escribiremos el nombre del alumno, realizaremos la búsqueda y clicaremos sobre el botón «Matrículas».
También podemos acceder a las matrículas de nuestros alumnos desde el menú principal Administrador > Usuarios > Alumnos, donde nos aparecerá un listado con todos los estudiantes de nuestro centro.
En la parte de la derecha, deberemos clicar sobre el icono «+» y se nos abrirá un menú desplegable, donde encontraremos la opción «Matrículas».
En esta sección, nos aparecerán todas aquellas titulaciones en las que el alumno esté matriculado. Como podemos ver en la imagen siguiente, el alumno en cuestión se encuentra matriculado en el «Máster X» y el estado de su matrícula es «Activo», ya que se trata de un curso que se está impartiendo actualmente.
Además, podremos cambiar los diferentes estados de esta matrícula mediante los botones «Borrar», «Suspender», «Finalizado» y «Graduado». Si escogemos la opción «Borrar», es importante tener en cuenta que todos los datos relacionados a esa matrícula quedarán eliminados de forma definitiva. Por otro lado, el sistema no nos dejará eliminar esta matrícula en el caso de tener recibos cobrados o facturados.